功能结构

Intelligent Office协同办公系统由四个部分组成，分别是：

• 内部信息门户
• 协同应用模块
• 管理定制工具
• 应用架构平台
  

内部信息门户

内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集成界面。它的功能包括：

1）统一登录：与ActiveDirectory或任何其它支持LDAP协议的目录服务集成，实现统一身份验证。提供了自动调用其它B/S或C/S应用程序，并传递登录信息的手段，能够自动化地实现与多种应用系统的身份集成，使用户无需重复登录，就可用统一的身份进入不同的应用系统。基于技术上的突破，即使对原有的不支持LDAP的、C/S架构的老系统，也能实现自动登入。

2）个人桌面：每位用户都拥有一个个性化的“办公桌面”，集成显示各种最新的信息，用允许用户快速点击进入、快速查看和处理。用户可以根据自己的工作特点和喜好，定制桌面的内容和风格。

3）统一消息：使用各种通讯手段，将信息送达用户。这些通讯手段包括：电子邮件、手机短信、即时消息。无论是待办事宜、日程安排、计划任务、会议通知、定时提醒......都可以通过用户偏好的通讯方式进行消息的传达。Intelligent Office还可以为其它已有的应用系统提供统一消息服务，将其它系统的最新信息采集过来并送达给用户。

4）脱机处理：要求用户永远在线是不现实的，当用户在飞机上，如何使用笔记本电脑处理事务？Intelligent Office提供了强大的脱机处理功能，通过专门的客户端软件，用户可以将常用信息同步到笔记本电脑上，便于随时随地查看和处理。当用户再次联线时，笔记本电脑上的更改将自动同步到服务器上。

5）内容搜索：要在Intelligent Office的浩繁数据中查找某一个邮件、某一份文档、某一项任务，怎么办？很简单，Intelligent Office提供了结构化搜索、全文检索等方式，可以快速地从所有数据中进行目标查找。

6）个性化定制：每位用户都可以方便地定制自己所偏好的界面颜色、布局和内容；系统管理员可以预先为不同类型的用户制订方案，使每位用户都拥有最贴身、最实用、最舒服的软件界面。

协同应用模块

协同应用模块解决各种办公自动化应用功能。

1）邮件系统：通过Intelligent Office内置的邮件服务器软件，可以建立起企业级的邮件系统，并可以支持多个物理服务器分布和负载均衡，满足用户不断扩展的需要。Intelligent Office邮件服务器可与多种防病毒软件集成，为用户提供安全可靠的邮件解决方案。

2）公文管理：针对政府机关、大型企业的办公特点，提供基于工作流程的收文、发文管理，流程可灵活定制，支持文件的会签、串签、修改留痕、手迹批示、手写签名、与Word集成、公文套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公文与档案系统紧密集成，公文签发后，自动传送至档案管理员，并可自动导入档案系统。

3）档案管理：根据国家档案管理规范开发的通用档案管理系统，提供了强大的档案库定制功能，可灵活地设置各级档案类别及属性字段，并可根据各个字段进行灵活的档案查询、检索、排序。支持对案卷的管理，包括组卷、拆卷、合卷、移卷等。支持对多媒体数据的管理和检索。可灵活设置打印模板，实现对档案目录、案卷封面、案卷脊背等各种文件的打印。具有灵活的权限设置功能，可灵活地分配档案管理、使用的权限。

4）知识管理：建立多级、结构化的文档库，实现对各类文档的结构化管理和综合查询。

5）行政事务：实现会议管理（会议室管理、会议安排预约、会议通知、会议确认等）、车辆管理（车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预约、车辆使用记录等）、合同管理（合同申请审批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执行计划等）、签报管理（签报的申请审批）等行政事务的管理。

6）个人协同：提供协作日历（便于安排自己及工作组的日程）、项目计划（在线管理项目进程，通过甘特图了解项目进度）、文档共享（拥有个人的“网络硬盘”，并可在公共的文档空间中查看共享文件）、个人任务等功能。

7）信息发布：发布公司的通知、公告、新闻、消息等。可灵活地建立信息档目。

8）财务管理：管理预算、报销、各种费用的申请审批流程。

9）人力资源：在线考勤及考勤状态查询统计、请假申请审批流程、出差管理流程、各种休假的申请审批流程等，并建立人力资源档案库，管理敏感的人事资料。

10）客户关系：管理客户、合作伙伴、供应商的资料，包括其公司信息、联系人、销售机会、市场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通讯记录等。

管理定制工具

Intelligent Office是成熟的通用软件套件，通过定制，可以满足不同用户的个性化需求。这些定制功能包括：

1）组织机构管理：建立部门、人员、职位体系、角色，并通过角色分配权限。

2）工作流管理工具：通过图形化、可视化的界面，直观地设计流程、表单，以及各种流程条件，满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种业务数据库集成，实现各种业务流程的处理。

3）应用数据集成工具：连接多种数据库，实现数据的交换和集成。

4）内容管理工具：实现信息栏目定制、信息发布、内容搜索。

应用架构平台

应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚实的基础，它是一套由分布式组件和服务程序构成的应用服务体系，主要包括：

1）内容服务：内容的定制、发布、管理。

2）工作流服务：驱动流程的运转，并进行有效的监控。

3）安全认证服务：满足安全登录、统一登录和目录集成的要求。

4）统一通讯服务：提供多种通讯手段，包括邮件、短信、即时消息等，服务于各个应用模块。

5）数据集成服务：提供同步和异步的数据集成服务，连接多种数据库系统，实现数据的交换和集成。